Comment s’organiser quand on est slasheur ? Les conseils de Laurence Einfalt

 

Les slasheurs n’ont pas seulement à faire face à des questions de légitimité et d’identité (qui suis-je dans ces faces multiples ?). Ils ont aussi à affronter un problème de taille : s’organiser concrètement. Car jongler entre différentes activités et missions peu vite mener à mélanger factures, post-its et pelotes de laine. Nous avons demandé à Laurence Einfrat, papesse de l’organisation et auteurs de plusieurs livres sur le sujet de nous aider à faire le tri. Son regard affuté et ses conseils au carré devraient aider les plus borde…rlines d’entre nous.

 

Slasheurs.fr : Quels conseils donneriez-vous pour bien organiser son bureau quand on est pluri-actif ?

Laurence Einfalt : « En matière de rangement, il faut créer trois zones distinctes.

Ø Zone N°1: les informations de référence

On y trouvera :

  • les coordonnées des clients, fournisseurs et partenaires
  • identifiants et codes d’accès
  • documents-type (ex: devis-type, conditions générales de vente)
  • documents “administratifs” (déclaration d’activité URSSAF, Kbis…)

Quand je parle de zones, je veux dire “emplacements”, qu’ils soient physiques (classeur) ou numériques (Dropbox, Mac, un panneau de liège au mur du bureau, voire le téléphone portable). Le support importe peu. Il faut juste que ces informations de référence soient bien identifiées comme telles (et non mélangées avec d’autres) et faciles d’accès.

Ø Zone N°2: les projets en cours, vivants

Ici, nous regrouperons ensemble toutes les informations relatives à un même projet. Il y aura autant de catégories que de projets. Ce qui signifie qu’il faut un nom (et un seul) par projet. C’est sous cette étiquette qu’on regroupera :

  • tous les échanges par mail relatifs à ce projet, une fois traités (dossier Projet P)
  • tous les documents crées par soi ou le client (dossier Projet P)
  • tous les papiers et autres supports non numériques, toujours relatifs à ce projet (chemise, boîte ou range-revue selon la taille des documents, étiquetés Projet P)

Comme il s’agit d’informations sur lesquelles on travaille en ce moment, il faut faire simple : les dossiers doivent être super faciles d’accès et non enfouis, par exemple, au fond d’une arborescence à 12 niveaux…

Ø Zone N°3: la Réserve

Cette zone ne doit pas être sous les yeux en permanence, sous peine d’encombrement et de dispersion. On placera les Projets terminés et les différentes recherches/explorations, voire les futures pistes de business dans cette Réserve, qui peut être numérique et physique. Faire bien attention aux titres donnés aux différents dossiers. Un titre “divers” n’apportera jamais rien…

Slasheurs.fr : Que doit-on trouver dans un sac de slasheur ?

Laurence Einfalt : Les objets indispensables à avoir sur soi en permanence : un agenda et de quoi noter (la fonction Notes du téléphone portable ou un petit bloc-note si on est plus papier/crayon).  On veut pouvoir noter tout ce qui nous passe par la tête, même dans le métro ou au café (on ne sait jamais, si c’était une idée de génie ?) Personnellement, je ne me déplace jamais sans mon gestionnaire de tâches, qui me sert à noter tout ce qui ne possède pas de date-limite et qui est synchronisé entre mon téléphone et mon Mac.

S. : Comment tenir un agenda de slasheur ?

L.E. : L’agenda doit être remplissable et consultable en permanence. Donc, il doit nous accompagner fidèlement partout. Il peut être numérique ou papier, mais pas les deux, car c’est trop compliqué à tenir à jour. Il faut choisir son camp! Il va de soi que si on choisit l’agenda numérique, il doit être synchronisé avec l’ordinateur. Idéalement, selon les métiers, on choisit un code couleur qui permette de bien identifier à quoi on passe son temps.

S. : Un dernier conseil ?

L.E. : Oui, la règle numéro 1 c’est

« Transformer toutes les informations en action »

Une information dont on ne fait rien (et pire, qu’on ne retrouve pas) ne sert à rien. Par exemple, vous participez à un salon ou des rencontres professionnelles. Rafler plein de cartes de visite, c’est bien. Les exploiter, c’est encore mieux. De retour chez soi, on indique au moins la date de la rencontre et quelques mots de contexte au dos de chaque carte intéressante. Puis, on planifie tout de suite l’appel qu’on passera dans deux mois pour rester en contact avec Jean Dupont, et on met la carte de Jeanne Durand dans le dossier “Partenariat Possible” de notre Réserve.  On jette celles qu’on a prises par pure politesse. Ainsi, non seulement les cartes de visite ne traînent plus en vrac sur le bureau mais elles ont désormais une vraie signification pour nous et un emplacement défini. »

 

 

Laurence Einfalt est l’auteure de “Savoir s’organiser”, “J’aide mon enfant à s’organiser”, “Apprendre à s’organiser, c’est facile!” et “Se simplifier la vie” aux Editions Eyrolles. Elle anime le blog S’organiser c’est facile! . Elle a créé en 2004 Jara, la première agence de conseil en organisation personnelle destinée aux particuliers, indépendants et entreprises.

Post Author: La rédaction

1 thought on “Comment s’organiser quand on est slasheur ? Les conseils de Laurence Einfalt

    Sosobio

    (09/11/2017 - 11:21 )

    Merci pour la découverte de ce site très sympa grâce à Laurence Einfalt ! Bonne continuation !

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